Pengertian, Sistem, & Jurnal Kas Kecil

Apa sih Kas Kecil itu? Kenapa perlu dibuat kas kecil? Bagaimana Sistemnya? Dan Bagaimana Pencatatan Jurnalnya? Simak Penjelasan Berikut ini!

Nahh… Sebelumnya kita telah membahas mengenai Contoh Soal Rekonsiliasi Bank & Pembahasannya. Kali ini, kita akan membahas tentang Kas Kecil dan segalan hal yang menyertainya. 🙂

Untuk penjelasan yang lebih mendalam nya mari kita memahami materi di bawah ini 🙂

Pengertian Kas Kecil

Pengertian Kas Kecil

Kas Kecil adalah dana yang berasal dari kas besar yang diguanakan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak praktis apabila dilakukan menggunakan cek.

Pada umumnya pengendalian internal atas pengeluaran kas akan menjadi lebih efektif jika pembayaran dilakukan melalui cek atau transfer lewat rekening bank, daripada melibatkan uang tunai secara langsung. Tetapi, pengecualian dibuat untuk beberapa pengeluaran tertentu yang jumlahnya relatif kecil, dimana beberapa pengeluaran ini dapat dibayar langsung dengan menggunakan dana kas kecil (Petty Cash Fund).

Akan menjadi sangat tidak praktis apabila perusahaan membayar melalui cek atau transfer lewat rekening bank hanya untuk membayar beberapa pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, misalnya untuk pembelian perangko dan materai, vas bunga, membayar langganan Koran harian, ongkos transport ntuk menjenguk karyawan yang sedang sakit, alas meja tamu yang ada di bagian depan, dan lain-lain.

Alasan perlu dibentuknya suatu sistem dana kas kecil ini adalah bahwa beberapa pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil ini, yang sering terjadi di perusahaan, mungkin pada akhirnya juga akan dapat menjadi salah suatu jumlah tertentu yang cukup signifikan jika ditotal. Oleh karena itu, agar pengeluaran tersebut juga dapat tetap dimonitor dengan baik, maka pengendalian internal sangat mutlak diperlukan, caranya adalah dengan membentuk sistem dana kas kecil.

Tahapan Akuntansi Dana Kas Kecil

Akuntansi dana kas kecil

Dalam pengoperasian suatu dana kas kecil, meliputi tiga tahapan, yaitu pembentukan dana kas kecil, permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil, dan pengisian kembali dana kas kecil.

Pembentukan Dana Kas Kecil

Pembentukan dana kas kecil ini dilakukan dengan menggunakan dokumen Bukti Kas Keluar yang dikeluarkan oleh kasir atau bagian keuangan. Pembentukan dana kas kecil diawali dari bagian keuangan (kasir atau pemegang kas besar) mengeluarkan bukti kas keluar atau cek untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. Bagian pemegang dana kas kecil mencairkan cek ke bank kemudian mencatat ke buku kas kecil dan mengarsipkannya.

Baca Juga:   Pengertian, Fungsi, Jenis, Bentuk, & Cara Pembuatan Buku Besar dan Neraca Saldo

Dalam membentuk dana kas kecil tersebut, bagian keuangan terlebih dahulu mengestimasi jumlah kas yang dibutuhkan untuk melakukan pengeluaran-pengeluaran sepanjang periode tertentu, bisa mingguan ataupun bulanan. Setelah estimasi atas kebutuhan kas disetujui oleh pejabat yang berwenang (biasanya oleh direktur atau manajer bagian keuangan), cek akan dibuat dan dicairkan sebesar jumlah estimasi yang telah disetujui tadi. Uang hasil pencairan cek tersebut disimpan oleh pemegang dana kas kecil yang telah ditunjuk dan diberi wewenang atas nama perusahaan untuk membayarkan kas dari dana kas kecil tadi. Untuk tujuan pengendalian perusahaan biasanya akan  membatasi jumlah maksimum tertentu dan jenis-jenis pembayaran yang boleh dilakukan atas dana kas kecil.

Permintaan dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil

Permintaan penggunaan dana kas kecil dilakukan dengan menggunakan dokumen Permintaan Pengeluaran Kas Kecil. Sedangkan bagi pemegang kas kecil sendiri, permintaan pengeluaran kas kecil ini sebagai bukti pembayaran kas kecil kepada pengguna kas kecil. Permintaan pengeluaran kas kecil diajukan pengguna kas kecil dan apabila pemegang kas kecil menyetujuinya maka akan dibuatkan dokumen berupa Bukti Pengeluaran Kas Kecil yang dijadikan bukti pemakaian dana kas kecil.

Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluaran kas kecil dan menyerahkannya kepada pemegang dana kas kecil. Pemegang dana kas kecil kemudian menyerahkan uang yang diminta. Pemakai dana kas kecil harus mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil tersebut dengan membuat bukti pengeluaran dana kas kecil dan mengumpulkan bukti pendukungnya.

Seluruh dokumen pendukung harus dilampirkan bersama dengan bukti pengeluaran dana kas kecil. Sepanjang waktu, besarnya penggunaan dana kas kecil (seperti yang tercantum dalam bukti pengeluaran dana kas kecil) ditambah dengan sisa kas yang terdapat dalam dana kas kecil, jumlahnya harus sama dengan total dana kas kecil yang pertama kali dibentuk. Untuk menjamin pengendalian internal atas jumlah dana kas kecil ini, perlu adanya pemeriksaan secara tiba-tiba yang dilakukan oleh orang yang independen (misalnya internal auditor) untuk memastikan bahwa dana kas kecil telah dikelola dengan baik dalam artian tidak dimanipulasi ataupun diselewengkan.

Baca Juga:   Pengertian Kas & Setara Kas dan Cara Pengendaliannya

Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Pengisian kembali dana kas kecil kepada bagian keuangan menggunakan dokumen Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil. Pemegang kas kecil akan melakukan permintaan pengisian kembali kas kecil kepada pemegang kas besar atau bagian keuangan berdasarkan bukti pengeluaran kas kecil.

Pemegang dana kas kecil membuat Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluarannya. Permintaan pengisian harus dilampiri dengan bukti pengeluaran dan pendukungnya kemudian diserahkan kepada bagian keuangan atau kasir. Berdasarkan dokumen tersebut kasir mengisi cek dan diotorisasi oleh pemegang otoritas, misalnya kepala bagian keuangan. Kemudian cek tersebut akan diserahkan ke bagian pemegang dana kas kecil untuk dicairkan.

Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil sebesar jumlah kas kecil yang telah dibayarkan, dilakukan atas inisiatif karyawan kas kecil yang bersangkutan. Seluruh bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya akan dilanjutkan ke bagian keuangan untuk selanjutnya diverifikasi mengenai kelayakan dan keabsahan pembayaran kas kecil yang telah dilakukan oleh karyawan kas kecil yang bersangkutan. Jika tidak ada masalah, bagian keuangan akan menyetujui permintaan pengisian dana kas kecil yang telah diajukan dan membuat cek sebesar jumlah yang tercantum. Pada saat yang bersamaan, seluruh dokumen pendukung akan diberi stempel “LUNAS” untuk menghindari terjadinya pembayaran berganda atau diuangkannya kembali faktur tagihan. Pengisian kembali dana kas kecil akan menjadikan dana kas kecil kembali seperti jumlah semula yang dibentuk.

Sistem Pencatatan Dana Kas Kecil

Sistem Pencatatan Dana Kas Kecil

Dalam menerapkan sistem dana kas kecil di perusahaan, terdapat dua sistem yang biasa digunakan dalam pengoperasian suatu dana kas kecil, yaitu sistem dana tetap dan sistem dana berfluktuasi.

Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap)

Sistem Dana Tetap adalah sistem pengoperasian dana kas kecil dimana jumlah dana kas kecil yang terdapat di neraca selalu tetap dengan jumlah pengisian yang selalu tetap juga. Dalam sistem ini, perusahaan hanya akan mencatat pengeluaran melalui dana kas kecil pada saat pengisian dana kas kecil saja sebesar jumlah yang telah digunakan untuk pembayaran kas kecil, sedangkan pada saat terjadinya transaksi perusahaan hanya akan mengumpulkan bukti transaksi yang nantinya digunakan untuk pembuktian saat pengisian kembali dana kas kecil. Dengan menggunakan sistem dana tetap ini, tidak ada ayat jurnal tambahan yang diperlukan atas kas kecil, kecuali jika manajemen perusahaan memang bermaksud untuk mengubahnya, yaitu menambah atau mengurangi jumlah kas kecil yang telah dibentuk.

Baca Juga:   Asumsi dan Prinsip Dasar Akuntansi Lengkap dengan Artinya

Dalam sistem dana tetap ini, jumlah dana dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir saat kas kecil pertama kali dibentuk. Maksudnya, meskipun terdapat pengeluaran atas kas kecil tetapi saldonya tidak berkurang. Biasanya kas kecil ini diisi dengan sejumlah uang yang telah ditetapkan untuk keperluan pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu, dua minggu, ataupun sebulan. Bila jangka waktunya telah habis dan jumlah uang dalam kas kecil pun telah menipis, maka kas kecil diisi kembali dengan menarik dana dari kas besar sampai dengan jumlah dana yang telah ditetapkan besarnya.

Fluctuation Fund System (Sistem Dana Berfluktuasi)

Sistem Dana Berfluktuasi adalah sistem pengoperasian dana kas kecil dimana jumlah dana kas kecil yang terdapat di neraca selalu berubah-ubah atau berfluktuasi. Dalam sistem ini, perusahaan akan mencatat pengeluaran melalui dana kas kecil pada saat transaksi tersebut terjadi, jadi tidak perlu menunggu pengisian dana kas kecil dulu untuk mencatatnya. Dengan menggunakan sistem ini, dana kas kecil dapat diisi sewaktu-waktu dana tersebut diperlukan dan jumlah pengisiannya pun selalu berubah-ubah tergantung dengan keperluan perusahaan pada periode tersebut.

Dalam sistem dana berfluktuasi ini, jumlah saldo akun dana kas kecil tidak tetap dan tergantung pada besar kecilnya pengeluaran yang terjadi dalam periode tertentu, misalnya dalam waktu dua minggu, sebulan, dan sebagainya. Pada sistem ini, akun dana kas kecil yang diselenggarakan harus menunjukkan saldonya pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil setelah dilakukannya pembayaran-pembayaran.

Jurnal Pencatatan Kas Kecil

Jurnal Kas Kecil

Nahh… Itu dia pembahasan mengenai Kas Kecil dan segala hal yang berhubungan dengannya. Jika terdapat kesulitan dalam memahami materi yang dibahas, silahkan ajukan pertanyaan kalian dengan cara mengunjungi Facebook atau Instagram kami. Semoga Bermanfaat 🙂

Default image
Sapta Jaya Pradana
Penulis dan Developer Blog Seven Accounting
Leave a Reply